Hoe bewijs je nu dat een e-mail is aangekomen?

[Gast RSS-bot]

Bewijzen dat een e-mail is aangekomen, ga er maar aan staan. Het valt niet mee met voldoende zekerheid aan te tonen dat iemands mailserver een bericht heeft ontvangen, tenzij men natuurlijk een reactiemailtje heeft gestuurd. Maar in een recente rechtszaak was dit bewijs best belangrijk: per e-mail waren instructies gestuurd over het doorzetten van een octrooiaanvraag, en die instructies waren niet uitgevoerd. Zou de mail zijn aangekomen, dan zou dat nalatigheid (wanprestatie) van het octrooikantoor opleveren. Was de mail niet aangekomen, dan zou het verlies voor rekening van de octrooi-aanvrager moeten komen.

De octrooiaanvraag in kwestie bevond zich in de zogeheten PCT- of internationale procedure. Middels deze procedure krijg je tot 30 maanden uitstel om te beslissen in welke landen je precies octrooi wil hebben. De keuze voor een aantal landen werd in dit geval per e-mail doorgegeven aan het octrooikantoor, alleen had het octrooikantoor de instructie niet uitgevoerd. Mail niet aangekomen of instructie genegeerd? Dat was hier dus de centrale vraag.

Om die vraag te beantwoorden, had het bedrijf trackinginformatie opgevraagd bij haar hostingprovider. De provider had nog de beschikking over de “envelope and header information”, die wordt bijgehouden door mailservers. En daarin was te lezen:

Message delivery
February 28, 2008 15.54:08 +0100  Message successfully delivered to [...]
                                  Message accepted 

February 28, 2008 15:54:08 +0100 Message successfully delivered to [...]
Message accepted

(Ik weet niet zeker of ik de regelafbrekingen et cetera goed teruggezet heb.) Deze logs laten zien, aldus de provider, dat het mailbericht is afgegeven aan de mailserver van het octrooikantoor. Althans, van Cleanport, zo te lezen een externe partij die onder meer spambestrijding doet. Daarom komt de vraag neer op: is de mail dáár aangekomen? Als de mail immers tussen Cleanport en het kantoor zou zijn kwijtgeraakt, dan is dat het probleem van het octrooikantoor. Cleanport is dan hun assistent en dus hun verantwoordelijkheid.

De rechter ziet in de trackinginformatie en de verklaring van de provider genoeg informatie om te concluderen dat de mail is aangekomen. Zonder aflevering zou die regel niet in de trackinglog komen te staan. Bovendien had het octrooikantoor samen met Cleanport niet meer daar tegenover kunnen stellen dan "het is niet zeker", en dat is te weinig tegen deze informatie:

Het tracking document van Interconnect geeft geen informatie over de inhoud van het bericht. Het document kan kloppen, maar er is geen garantie dat de mail ook echt bij Cleanport is bezorgd. Daarvoor zijn de gegevens van Cleanport nodig. Dan is duidelijk dat er mail is ontvangen, en wat er vervolgens mee is gebeurd. In de log files die Cleanport maakt, is te zien wie de afzender is, van welke server het bericht wordt verstuurd en voor welke ontvanger de mail bestemd is.

Dit is te weinig als onderbouwing om te weerspreken dat het bericht werkelijk succesvol afgeleverd en geaccepteerd is op een mailserver van Cleanport. En ik moet zeggen, ik zou ook niet weten wat er wél tegen gezegd kan worden. Je hebt een onafhankelijke partij die met logs aantoont dat de mailserver van de ontvanger "message accepted" zei. Dan is er dus iets aangekomen. Natuurlijk kan in theorie een leeg of gecorrumpeerd bericht zijn aangekomen, maar dan zou je verwachten dat de ontvanger daar iets van kan aandragen.

Het blijft natuurlijk lastig zolang er geen expliciete ontvangstbevestiging is mét terugkoppeling over de inhoud. Maar hoe je het in de gegeven omstandigheden wel zou moeten bewijzen als dit niet genoeg is, ik weet het niet.

Arnoud

Kent u onze boekenserie Deskundig en praktisch juridisch advies al? Webwinkels, hosting, software, security en meer!

Bron/Auteur: Arnoud Engelfriet